Controlling-Lexikon

Management Support System

1. Überblick

Management Support Systeme, die auch als Managementunterstützungssysteme bezeichnet werden, sind der Oberbegriff für aller Einsatzformen von Informations- und Kommunikationstechnologien (IuK) zur Unterstützung von Fach- und Führungskräften.

Management-Support-Systeme sind fast so alt wie die zentrale Datenverarbeitung: Schon bald nach Einsatz von Datenbanken entstand der Wunsch nach Software, die dem Management die für Analyse und Planung benötigten Informationen zeitnah zur Verfügung stellt. Die zunächst euphorischen Versuche zur Entwicklung solcher Systeme in den Sechzigerjahren scheiterten jedoch, weil die Speicher- und Verarbeitungskapazitäten der Hardware nicht ausreichte und die eingesetzten Programmiertools sich als ungeeignet erwiesen.

Die Informationen, die von Management Support Systemen bereitgestellt werden, sind sowohl unternehmensinterner als auch unternehmensexterner Art. Unternehmensinterne Informationen stammen zum größten Teil aus den operativen Anwendungssystemen der einzelnen Funktionsbereiche wie Rechnungswesen, Produktion, Vertrieb, Personalabteilung oder auch Controlling. Als operative Anwendungssysteme werden in der Industrie vorwiegend PPS-Systeme (PPS-System), im Handel überwiegend Warenwirtschaftssysteme eingesetzt. Problemrelevante Daten dieser Systeme gehen in verdichteter Form in die Management Support Systeme ein.

Unternehmensexterne Daten werden von verschiedenen Quellen außerhalb des Unternehmens bereitgestellt. In Frage kommen hier vor allem Wirtschafts-, Markt- und Branchendaten, die über elektronische Medien entweder offline (zum Beispiel CD-ROM) oder online (zum Beispiel Internet, Online-Datenbanken) genutzt werden sollen. Dementsprechend müssen Management Support Systeme über geeignete Schnittstellen verfügen, um auch solche Informationen zur verarbeiten.

2. Arten von Management Support Systemen

2.1 Management-Informationssysteme und EIS

Sowohl Management-Informationssysteme als auch Executive Information Systems (EIS) stellen spezielle Ausprägungen von Management Support Systemen dar, sind aber beide eher datenorientiert und dienen vor allem der Informationsversorgung.

Aus historischer Sicht stellen die Management-Informationssysteme, die im Allgemeinen kurz als "MIS" bezeichnet werden, die Ersten Bemühungen um eine EDV-Unterstützung des Managements dar. Auslöser war die Abspeicherung immer größerer Datenmengen und der hieraus resultierende Wunsch nach automatisch generierten Führungsdaten. Dementsprechend übernehmen Management-Informationssysteme detaillierte und verdichtete Informationen aus den operativen Systemen und stellen diese entweder in periodischen Berichtssystemen oder nach gezielter Abfrage dar.

Bei Executive Information Systems handelt es sich um rechnergestützte, dialog- und datenorientierte Informationssysteme, die einzelnen Entscheidungsträgern aktuelle entscheidungsrelevante interne und externe Informationen anbieten. Die Hauptfunktionen lassen sich wie folgt beschreiben:

  • Die so genannte Exception-Reporting-Funktion übernimmt als Überwachungs- und Kontrollinstrument die Aufgabe, die entsprechenden Mitarbeiter frühzeitig auf Soll-Ist-Abweichungen aufmerksam zu machen. Bei der Datenpräsentation werden zur Verdeutlichung des Ausmaßes von Abweichungen im Allgemeinen unterschiedliche Farben eingesetzt.

  • Durch das Drill-Down-Verfahren können relevante Sachverhalte auf frei wählbaren Verdichtungsstufen visualisiert und Detailinformationen gezielt abgerufen werden.

  • Bei der Suche in den vorhandenen Datenbeständen dient der so genannte Navigator als Orientierungshilfe. Darüber hinaus wird der für die Informationsrecherche beschrittene Weg dokumentiert.

  • Über den News-Bereich werden die am EIS beteiligten Mitarbeiter sowohl mit unternehmensinternen als auch mit unternehmensexternen Daten versorgt.

  • Um Zahlenwerte methodisch für Prognosen aufbereiten zu können, stellen EIS im Allgemeinen ein entsprechendes Instrumentarium zur Verfügung.

  • Über E-Mail-Funktionen werden Nachrichten auf elektronischem Weg versendet und empfangen (Electronic Mailbox System).

  • Durch das so genannte "paperclip" wird das Weiterleiten von Dokumenten mit persönlichen Markierungen und Randbemerkungen ermöglicht.

EIS werden als Weiterentwicklung von Management-Informationssystemen gesehen und bieten hervorragende Unterstützungsmöglichkeiten für das Management und Controlling. Im Vergleich zu den Decision Support Systemen (DSS) sind sie jedoch eher methodenarm.

2.2 Executive Support System

Der Begriff Executive Support System wird oft mit Executive Information System gleichgesetzt. Der hier gemeinte Support geht aber über die reine Informationsbereitstellung hinaus. Am ehesten können diese Systeme als Zusammenfassung von Executive Information System und dem im Anschluss vorgestellten Decision Support System charakterisiert werden.

3. Decision Support System

Anders als Management-Informationssysteme und Executive Information Systeme orientieren sich Decision Support Systeme (Decision Support System), die auch als DSS oder Entscheidungsunterstützungssysteme (EUS) bezeichnet werden, stärker am Verhalten des Entscheidungsträgers bei der Lösung von Fachproblemen. Dementsprechend steht auch nicht die Informationsversorgung, sondern die effektive Unterstützung im Planungs- und Entscheidungsprozess im Vordergrund der Decision Support Systeme.

Für diese Form der Management Support Systeme ist vor allem die ausgeprägte Modell- und Methodenorientierung charakteristisch. Daher besitzen diese Systeme neben der eigentlichen Datenbank noch eine Modelldatenbank und eine Methodenbank, in denen die Modelle bzw. Methoden für die Planung und Entscheidungsunterstützung gespeichert und verwaltet werden.

Häufig basieren Decision Support Systeme auf leistungsfähigen Planungssprachen und Tabellenkalkulationsprogrammen, die Schnittstellen zu mächtigen Datenbanksystemen aufweisen.

4. Data-Warehouse-Systeme

Es gehört zu den wichtigsten Aufgaben von Management Support Systemen, problemrelevante Informationen den entsprechenden Führungskräften zeitnah zur Verfügung zu stellen. Die Sammlung, Verdichtung und Selektion dieser entscheidungsrelevanten Informationen kann dabei nur auf der Basis einer konsistenten unternehmensweiten Datenhaltung durchgeführt werden. Bedingt durch die Heterogenität der im Unternehmen eingesetzten Systeme müssen die Daten aber im Allgemeinen aus den unterschiedlichen Systemplattformen zusammengetragen werden. Dieser Aspekt wird unter der Bezeichnung "Data Warehouse" zurzeit heftig diskutiert.

Data-Warehouse-Systeme greifen auf unterschiedliche Datenquellen (beispielsweise verschiedene Datenbanksysteme) zu und haben die Aufgabe, Informationen aus diesen verschiedenen Systemen zu sammeln, zusammenzufassen und zu präsentieren. Dabei sind sowohl strukturierte und unstrukturierte als auch unternehmensinterne und unternehmensexterne Daten zu berücksichtigen. Nach Zusammentragen der erforderlichen Informationen sind diese themenorientiert und inhaltsorientiert aufzubereiten, wobei nicht nur die aktuellen Werte berücksichtigt werden, sondern auch auf historische Daten zurückgegriffen wird. Im Gegensatz zu den anderen Management Support Systemen bieten Data-Warehouse-Systeme damit wichtige Instrumente für das Unternehmens- bzw. Informationsmanagement.

Durch die themen- bzw. inhaltsorientierte Datenzusammenführung wird die Gefahr einer "Informationsüberfrachtung" vermieden oder zumindest vermindert.

Bei der Übernahme der Daten aus den operativen Systemen werden diese mithilfe von Transformationsprogrammen zur Schaffung der benötigten Kompatibilität umgewandelt. Die Aktualisierungsfrequenz ist dabei abhängig von der Art des Unternehmens und den dort gestellten Anforderungen. Heute eingesetzte Systeme können den Datenabgleich wahlweise tage-, wochen- oder monatsweise durchführen.

Für den praktischen Einsatz von Data-Warehouse-Systemen spielen Analyse- und Visualisierungstools eine wichtige Rolle. Dementsprechend enthalten solche Systeme Werkzeugsammlungen mit Programmen zur multimedialen Darstellung komplexer Zusammenhänge. Mit ihrer Hilfe lassen sich im Allgemeinen auf einfache Weise auch komplexe Abfragen ohne Programmierarbeiten auf grafischem Wege formulieren.

Bedingt durch steigende Anforderungen an die Verfügbarkeit von Informationen ist die Zahl der Einsatzgebiete von Data-Warehouse-Konzepten sehr groß.

5. Allgemeine Anforderungen an Management Support Systeme

An alle hier vorgestellten Management Support Systeme werden folgende Anforderungen gestellt:

  • Das Management Support System soll die angeschlossenen Mitarbeiter auch bei ihren allgemeinen Tätigkeiten unterstützen. Wünschenswert ist daher die Integration einer Textverarbeitung, einer Tabellenkalkulation, einer Grafikbearbeitung und eines Terminplaners.

  • Des Weiteren sollte das Managementunterstützungssystem eine Möglichkeit zur Kommunikation innerhalb und außerhalb des Unternehmens bieten. Informationen, bei denen es sich um Texte, Daten oder Grafiken handeln kann, müssen hierzu jederzeit versandt und empfangen werden können.

  • Das jeweilige System muss gewährleisten, dass in einfacher und schneller Form auf die gewünschten Daten zugegriffen werden kann. Der Informationsbegriff ist dabei entsprechend weit auszulegen, sodass er sich nicht nur auf Daten im engeren Sinn, sondern auch auf Grafiken, Dokumente, Abbildungen usw. bezieht.

  • Neben der Verarbeitung von internen Unternehmensdaten muss das Management Support System über Schnittstellen zur Einbindung von unternehmensexternen Daten verfügen.

  • Durch geeignete Techniken bzw. Werkzeuge soll das eingesetzte System den Entscheidungsträger bei der Planung, Entscheidung und Kontrolle unterstützen. Hierzu ist das System entsprechend benutzerfreundlich anzulegen.

  • Das Management Support System muss das Arbeiten in Gruppen und Projektteams unterstützen. Die integrierte bzw. integrierbare so genannte "Groupware" (Software für die Arbeit in Gruppen) muss daher gewährleisten, dass betriebliche Vorgänge von mehreren Personen in verteilten Systemen bearbeitet werden können (distributed processing).

6. Entwicklungstendenzen

Bereits mit den Data-Warehouse-Systemen wurde ein neuer Ansatz moderner analyseorientierter Anwendungssysteme aufgezeigt. Weitere Leistungssteigerungen sind durch wissensbasierte bzw. Expertensysteme zu erreichen. Auch die so genannten Knowledge Based Decision Support Systeme (KBDSS) stellen einen neuen innovativen Ansatz zur Entscheidungsunterstützung dar.

Weitere Leistungssteigerungen erhofft man sich ebenfalls von lernenden und neuronalen Systemen, die voraussichtlich einen großen Einfluss auf zukünftige Entwicklungen im Bereich analyseorientierter Anwendungssysteme haben werden. Speziell die Konzepte des Data Mining eröffnen ein hohes Erfolgspotenzial für die Informationsrecherche, Informationsaufbereitung und Informationsanalyse. Darüber hinaus werden zukünftig wohl auch Multimediasysteme eine wichtigere Rolle in der DV-Anwendung spielen. Schließlich werden auch noch die Fortschritte im Bereich der Kommunikationssysteme in Internet und Intranet die weitere Entwicklung entscheidend mitbestimmen.

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