Controlling-Lexikon

Debitorenbeeinflussung

1. Ermittlung der Debitoren

Erste Voraussetzung zur Beeinflussung der Debitoren (im Sinne einer zeit- und betragsgerechten Begleichung der Außenstände) ist die genaue Kenntnis über Art und Höhe der Debitoren-Einzelposten. Jeder Einzelposten ist nach dem jeweiligen Kunden, seiner Höhe und des Entstehungstages zu ermitteln. Diese Aufstellung kann durch weitere Daten ergänzt sein, z. B. Zahlungsziele, Sicherungsmittel usw.

In kleineren Unternehmen wird diese Ermittlung vielfach manuell vorgenommen. In mittleren und größeren Unternehmen liefern die Finanzbuchführungsprogramme die erforderlichen Auswertungen in der Regel automatisch oder auf Grund eigener Auswertungseingaben.

2. ABC-Analyse der Kunden

Ein weiteres Hilfsmittel zur Analyse der Debitoren bietet die ABC-Analyse. Durch die Auflistung der Debitoren der Einzelkunden und der Diversen (insgesamt) lassen sich deren prozentuale Anteile an den Gesamt-Debitoren ermitteln. Je größer der Anteil eines Einzeldebitors an den Gesamtdebitoren ist, desto höher ist das Risiko einzuschätzen. Der Erkenntniswert lässt sich steigern, wenn zu den Debitoren auch die Umsätze der Einzel-Kunden und Diversen (insgesamt) herangezogen werden.

3. Branchenvergleiche

Der Vergleich der unternehmensspezifischen Werte mit denen von anderen Unternehmen bringt ebenfalls interessante Erkenntnisse. Das Problem liegt nur in der Datenbeschaffung. In der Regel wird man die entsprechenden Werte von anderen Firmen nicht erhalten und externe Bilanzanalysen bringen hier nicht viel. In vielen Branchen ermitteln jedoch die Verbände oder Unternehmensberater derartige Vergleichszahlen. Gibt es derartige Vergleichszahlen, sollte das Unternehmen diese unbedingt verwenden. Man kann daraus erkennen, ob man positiv oder negativ vom Branchendurchschnitt abweicht. Allerdings bedeutet eine positive Abweichung vom Branchendurchschnitt nicht, dass man beruhigt die Hände in den Schoß legen kann.

4. Auswirkung auf die Finanzierung

Debitoren sind gebundenes Vermögen, das finanziert (Zinsaufwand) werden muss. Ein geringer durchschnittlicher Debitorenumschlag und damit ein hohes durchschnittliches Zahlungsziel hat demzufolge einen negativen Einfluss auf die Finanzierung und damit auf die Liquidität des Unternehmens. Dies gilt um so mehr, je höher die Kreditkosten sind. Zu hohe Debitoren und zu lange Zahlungsziele können letztendlich zur Illiquidität des Unternehmens führen. Hieran erkennt man, wie wichtig die Kenntnis und die Einflussnahme auf Höhe und Dauer der Debitoren ist.

5. Einflussmöglichkeiten auf Höhe und Dauer der Debitoren

Ist die Zusammensetzung der Debitoren bekannt, gilt es auf die Höhe und die Dauer der Kundenforderungen Einfluss zu nehmen. Hierzu gibt es verschiedene Möglichkeiten. Nachfolgend werden einige Möglichkeiten genannt. Ob man allerdings die Möglichkeiten alle und in vollem Umfang durchsetzen kann, richtet sich auch nach der Marktmacht, über die das jeweilige Unternehmen verfügt.

6. Rechnungsstellung

Die erste und einfachste Möglichkeit der Einflussnahme ist die sofortige Rechnungsstellung. Bei Abschlagszahlungen ist daher organisatorisch sicherzustellen, dass die Rechnungsausstellung so früh wie möglich erfolgt. In vielen kleineren, aber auch in mittleren und größeren Unternehmen kann man feststellen, dass Rechnungen nur ein- oder zweimalig im Monat erstellt werden. Den Kunden wird damit unnötigerweise ein längeres Zahlungsziel gewährt. Dadurch steigen nicht nur die Finanzierungskosten, sondern auch das Ausfallrisiko nimmt beträchtlich zu.

7. Zahlungsbedingungen

Mit der Vereinbarung von Zahlungsbedingungen wird der Zeitpunkt der Zahlung bestimmt und damit auch Einfluss auf die Höhe und die Dauer der Debitoren genommen. Hier spielt ebenfalls die Marktmacht eine entscheidende Rolle, denn den Zahlungsbedingungen des Bauunternehmen stehen i.d.R. die Einkaufs- und Zahlungsbedingungen des Auftraggebers gegenüber. Inwieweit die nachfolgenden Zahlungsbedingungen durchsetzbar sind, ist daher Verhandlungssache.

Folgende Zahlungsbedingungen sind denkbar:

  1. Zahlung bei Auftragsvergabe (Vorauszahlung)

  2. Teilzahlungen im Voraus

  3. Zahlung nach Zahlungsplan

  4. Zahlung mit Skonto

  5. Zahlung bei Übergabe

Bei den ersten beiden Zahlungsarten wird der Auftraggeber einen Nachlass für die vorzeitige Zahlung verlangen. Diesem Nachteil stehen als Vorteil für das Unternehmen die geringeren Finanzierungskosten und der sichere Zahlungseingang (insbesondere bei der Vorauszahlung) gegenüber.

Wenn ein Zahlungsziel eingeräumt wird, entstehen hierfür Finanzierungskosten, die vom Unternehmen in den Angebotspreis einzurechnen sind. In der täglichen Praxis der Unternehmen wird dies aber nur selten ausreichend berücksichtigt. Der Auftraggeber wird ein gegebenes Zahlungsziel ausschöpfen, es sei denn, man bietet ihm einen Anreiz zur vorzeitigen Zahlung. Dies geschieht durch die Gewährung von Skonti.

8. Mahnwesen

Einem ordentlichen Mahnwesen kommt im Rahmen der Verkürzung der Debitorenlaufzeit eine erhöhte Bedeutung zu. Voraussetzung hierfür ist die tägliche Ermittlung der Debitorenfälligkeiten. Ist eine Forderung fällig, so gerät der Abnehmer in Zahlungsverzug. In der Praxis findet man häufig drei Mahnstufen (1., 2. und 3. Mahnung). Dies bedeutet aber einen unnötigen Zahlungsaufschub für den Auftraggeber. Wenn ein Auftraggeber die Zahlung hinauszögern will, reagiert er auf das 1. Mahnschreiben nicht, weil er in Ruhe Nr. 2 und 3 abwarten kann, bis etwas passiert.

Empfehlenswert ist daher stattdessen am Fälligkeitstag anzurufen und - falls keine Zahlung erfolgt - nach weiteren drei bis maximal fünf Tagen ein (einziges) Schreiben zu versenden. Dies sollte dann aber bereits einen Termin mit Verzugszinsen und Androhung des gerichtlichen Mahnverfahrens enthalten.

Idealerweise sollte in den Auftragsverhandlungen als Zahlungsbedingung vereinbart werden, das bei Zahlungsverzug ohne weitere Aufforderung Verzugszinsen und Mahngebühren berechnet werden können.

Wenn man auch einheitliche Richtlinien für das Mahnwesen anstreben muss, so sollte man diese jedoch nicht starr und bürokratisch handhaben. Allerdings sollten Abweichungen von den Richtlinien grundsätzlich der Unternehmensleitung zur Entscheidung vorgelegt werden.

9. Forderungssicherung

Es gibt eine Reihe von Möglichkeiten, bestehende Forderungen abzusichern und damit den Zahlungseingang zu verkürzen. Der Grad der Sicherung ist dabei unterschiedlich. Der Einsatz der Sicherungsmittel hängt auch von der Höhe der Forderung ab. Zahlungen können beispielsweise durch bankbestätigte Schecks oder Wechsel stärker abgesichert werden. Die Forderungsabsicherung kann durch Anforderung einer Zahlungsbürgschaft oder gegen Stellung von Sicherheiten erfolgen. Hier kommen z.B. in Betracht: Einräumung einer Grundschuld oder Hypothek, Verpfändung von Wertgegenständen (Gold, Schmuck, etc.) oder Wertpapieren (Aktien usw.).

Bei einer Forderungsabtretung tritt der Schuldner Forderungen, die er gegenüber Dritte geltend machen kann, dem leistenden Unternehmen ab (Zession). Hierbei unterscheidet man die stille Zession (der Drittschuldner weiß nichts von der Zession) oder die offene Zession (hier zahlt der Drittschuldner an das leistende Unternehmen). Größere Sicherheit bietet allerdings nur die offene Zession.

Siehe auch

Debitoren Debitorenkennzahlen

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