Controlling-Lexikon

Warenwirtschaftssystem

1. Allgemeines

Unter Warenwirtschaftssystem versteht man ein computergestütztes Verfahren zur rationellen Erfassung und Verarbeitung von Warenbestands- und Bewegungsdaten, das der Überwachung und Steuerung des Warenflusses dient. Kandidaten für Warenwirtschaftssysteme sind schon lange nicht mehr ausschließlich große Handelsbetriebe und Handelsketten, sondern verstärkt auch mittlere und kleinere Unternehmen.

2. Ziele und Aufgaben von Warenwirtschaftssystemen

Ziel des Einsatzes eines Warenwirtschaftssystems ist die artikelgenaue und möglichst aktuelle Führung der Bestände und die Erfassung, Verarbeitung und Auswertung von Daten zur Steuerung der Warenbewegungen in einem Handelsbetrieb.

Alle weiteren Aufgabenstellungen leiten sich unmittelbar aus dieser Zielsetzung ab. Neben der Dokumentation der physischen Warenströme und -bestände nimmt die Informationsfunktion einen immer größeren Stellenwert ein. Grundsätzlich werden an die Informationen, die ein Warenwirtschaftssystem bereitstellen soll, folgende Anforderungen gestellt:

  • Sie sollen aktuell sein, um auch kurzfristige Reaktionen zu ermöglichen.

  • Sie müssen jederzeit verfügbar sein.

  • Sie müssen genau sein, damit der Erfolg oder Misserfolg innerhalb eines Sortimentes erkennbar wird.

  • Sie müssen beliebig verdichtet und aufbereitet werden können, damit individuelle und/oder kurzfristige Auswertungen möglich sind.

Das System sollte sich möglichst an die Finanzbuchhaltung anbinden lassen. Darüber hinaus muss in vielen Fällen die Möglichkeit bestehen, die Daten unterschiedlicher Einheiten - z.B. rechtlich oder abrechnungstechnisch selbstständiger Unternehmen - in einem System getrennt verarbeiten zu können.

Im Zuge der Internet-Diskussion wird der Unterscheidung nach der Interaktionsfähigkeit des Warenwirtschaftssystems ein immer größerer Stellenwert beigemessen. In einem geschlossenen Warenwirtschaftssystem entsteht durch die Erfassung des gesamten Warenflusses von der Disposition bis hin zum Vertrieb ein Informationskreislauf, der alle Bestands- und Bewegungsdaten für statistische Auswertungen zur Verfügung stellt. Offene Warenwirtschaftssysteme erweitern dies noch um Kommunikationsmöglichkeiten mit Kunden, Lieferanten, Banken oder Marktforschungsinstituten. Über standardisierte Protokolle ist ein elektronischer Datenaustausch (Electronic Data Interchange - EDI) möglich.

3. Komponenten eines Warenwirtschaftssystems

Alle modernen Warenwirtschaftssysteme basieren auf einer relationalen Datenbank (ORACLE, SQL-Server, INFORMIX usw.), um die Stamm- und Bewegungsdaten effektiv zu verwalten und mehrfaches Führen gleicher Daten (Datenredundanz) zu verhindern. Alle Warenwirtschaftssysteme müssen folgende Funktionen erfüllen:

  • Disposition und Einkauf

  • Wareneingang und Rechnungsprüfung

  • Bestandsführung und Inventur

  • Warenausgang und Verkauf

Die konkrete Ausgestaltung eines Warenwirtschaftssystems ist insbesondere von der Art, Größe und Struktur des anwendenden Unternehmens oder der Spezialisierung des Softwarehauses abhängig wie z.B.

  • Handelsform (Großhandel, Einzelhandel oder Versandhandel)

  • Anzahl der Mandanten und/oder Filialen

  • Anzahl der Lager

  • Brancheneinflüsse wie Anzahl der Artikel, Saisongeschäfte, Auftragspositionen pro Tag, Behandlung von Sonderangeboten oder verderblichen Waren

3.1 Disposition und Einkauf

In jedem Unternehmen beginnt der Warenkreislauf mit der Beschaffung der Artikel. Der vom EDV-System generierte Bestellvorschlag wird in der Regel nach Überprüfung durch den zuständigen Sachbearbeiter an den Lieferanten als Bestellung übermittelt.

Die so genannte Limitplanung soll dabei eine wert-, zeit-, qualitäts- und mengenmäßige Koordination von Einkauf und Verkauf gewährleisten. Bei der Limitplanung werden quer durch das Sortiment bis auf Warengruppenebene (teilweise auch Artikelebene) Einkaufshöchstwerte (Limits) für eine Planungsperiode (in der Regel das Geschäftsjahr) festgelegt. Auf Grundlage dieser Limits und der zu erwartenden Verkäufe ermittelt das Warenwirtschaftssystem automatisch Menge und Wert der benötigten Waren. Die Bestellung beim Lieferanten erfolgt auf Grundlage dieser weit gehend automatisch durchgeführten Disposition. Die weitere Verwaltung (Terminüberwachung, Rückstandsverwaltung) obliegt dem System.

3.2 Wareneingang

Nach Überprüfung hinsichtlich Qualität und Quantität übernimmt das Warenwirtschaftssystem die Waren auf Lager und berücksichtigt bei der Verteilung die noch vorhandenen Bestände sowie offene Dispositionen und zu erwartende Verkäufe. Sofern erforderlich, erfolgt die Auszeichnung mit maschinenlesbaren Etiketten. Die zentral gesteuerte elektronische Regalauszeichnung in Verbindung mit Scanner-Kassen ist heute eine vielfach erprobte Praxis.

3.3 Bestandsführung

Bei der Warenbestandsführung sind auch Warenbewegungen zu berücksichtigen, die nicht durch das normale Geschäft zu Stande kommen. Neben der Inventur gehören hierzu vor allem alle möglichen Formen von Bestandskorrekturen, die sich durch Bruch, Diebstahl, Schwund, Retouren oder Umbuchungen immer wieder ergeben können.

3.4 Warenausgang und Verkauf

Ein Kundenauftrag führt im Versandhandel zur Zusammenstellung (Kommissionierung) und Bereitstellung der gewünschten Artikel. Teilweise übernimmt das Warenwirtschaftssystem auch darüber hinausgehende Aufgaben wie die Auswahl des geeigneten Transportmittels.

Im Einzelhandel werden die für den Verkauf wichtigen Daten immer häufiger über die Artikelnummer/EAN (Europaeinheitliche Artikelnummer) an elektronischen Scanner-Kassen erfasst. Offene Systeme bieten zusätzlich die Möglichkeit des Electronic Cash bzw. Point-of-Sale-Banking.

3.5 Artikelinformation und Statistik

Warenwirtschaftssysteme liefern in der Regel bereits im Standard eine Fülle von Statistiken. Die Artikelinformation stellt beispielsweise die erforderlichen Informationen bereit, um den Anteil an schwer verkäuflichen Waren begrenzen und gefragte Artikel rechtzeitig und in ausreichendem Maße nachbestellen zu können.

Neben den artikelgenauen Informationen werden Warengruppen- bzw. Sortimentsinformationen zur Verfügung gestellt, die über den Erfolg und Misserfolg einer Warengruppe Aufschluss geben sollen. Periodenbezogene Listen ermitteln so genannte "Renner-/Penner-Listen" und sind somit häufig Grundlage für die Bewertung der Warenbestände (verlustfreie Bewertung).

Zu den Standardlisten von Warenwirtschaftssystemen gehören weiterhin:

  • Wareneingangsdaten nach Menge und Wert

  • Lieferantenbewertungen (Rückstände, Reklamationen, Lieferzeiten)

  • Bestellvorschläge

  • Verkaufslisten nach Menge, Ort, Verkäufer, Region, Warengruppe usw.

  • Verkaufsverläufe nach Einzelartikeln oder Warengruppen

  • Deckungsbeitrag nach Menge, Ort, Verkäufer, Region, Warengruppe usw.

  • Kurzfristige Erfolgsrechnung

  • Bewertungs- und Abwertungslisten

4. Ausblick

Mittlerweile existiert zum Thema Warenwirtschaft eine Vielzahl von Systemen, die auch gehobenen und "exotischen" Ansprüchen gerecht werden können.

Weiterentwicklungsmöglichkeiten ergeben sich insbesondere durch die weiter fortschreitende technische und wirtschaftliche Entwicklung. Neben mehrstufigen und damit noch komplexeren Systemen für sehr große Handelsgesellschaften ist die Anbindung der Warenwirtschaft an das Intra- und Internet eine Herausforderung, der sich zukünftig viele Softwarehersteller stellen müssen.

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