Rechnungswesen-Lexikon

Jahresabschluss

1. Überblick

Der Jahresabschluss ist eine Zusammenfassung der Rechnungslegung eines Unternehmens über sein Betriebsvermögen, seine Verbindlichkeiten, sowie der Aufwendungen und Erträge im abgelaufenen Geschäftsjahr. Er ist nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung aufzustellen und hat Handelsbräuche, Rechtsprechungen und Erkenntnisse der Betriebswirtschaftslehre zu berücksichtigen.

1.1 Der Jahresabschluss von Kapitalgesellschaften

Das Handelsrecht stellt unterschiedliche Anforderungen an den Jahresabschluss von Kapital- und Nichtkapitalgesellschaften.

  • Der Jahresabschluss von Kapitalgesellschaften umfasst die Bilanz, die Gewinn- und Verlustrechnung und den Anhang (§ 242 Abs. 3 HGB in Verbindung mit § 264 Abs. 1 HGB).

  • Der Jahresabschluss von kapitalmarktorientierten Kapitalgesellschaften, die keinen Konzernabschlusses aufzustellen haben, ist um eine Kapitalflussrechnung und einen Eigenkapitalspiegel zu erweitern; für die Erweiterung um eine Segmentberihterstattung besteht ein Wahlrecht (§ 264 ABs. 1 Satz 2 HGB).

  • Mittelgroße und große Kapitalgesellschaften ergänzen diesen Jahresabschluss durch einen Lagebericht(§ 264 Abs. 1 Satz 4 HGB).

  • Konzerne erstellen darüber hinaus einen Konzernabschluss, der aus Konzernbilanz, Konzern-Gewinn-und-VerlustsrechnungKonzernanhang, Kapitalflussrechnung und dem Eigenkapitalspiegel besteht. Eine Segmentberichterstattung darf aufgestellt werden. Darüber hinaus ist ein Konzernlagebericht aufzustellen.besteht.

Aufgestellt wird der Jahresabschluss von den gesetzlichen Vertretern. Das sind bei einer Aktiengesellschaft die Vorstandsmitglieder, bei einer Kommanditgesellschaft auf Aktien die persönlich haftenden Gesellschafter und bei einer GmbH die Geschäftsführer.

Die Frist für die Aufstellung des Jahresabschlusses beträgt bei

  • großen und mittelgroßen Kapitalgesellschaften drei Monate nach dem Bilanzstichtag,

  • bei kleinen Kapitalgesellschaften maximal sechs Monate nach dem Bilanzstichtag.

Mittelgroße und große Kapitalgesellschaften (auch Genossenschaften und Konzerne) müssen ihren Jahresabschluss und ihren Lagebericht prüfen lassen. Zur Prüfung berechtigt sind grundsätzlich nur Wirtschaftsprüfer, bei mittelgroßen GmbHs auch vereidigte Buchprüfer. Nach der Bestätigung des Jahresabschlusses durch den Abschlussprüfer erfolgt die Feststellung durch die Gesellschafter (GmbH) bzw. durch den Aufsichtsrat (AG). Darüber hinaus müssen Kapitalgesellschaften, Konzerne, Genossenschaften und GmbH & Co. KGs ihren Jahresabschluss offen legen (§§ 325-327 HGB). Hierzu reichen die gesetzlichen Vertreter von Kapitalgesellschaften spätestens mit Ablauf des zwölften Monats des dem Abschlussstichtag nachfolgenden Geschäftsjahres den Jahresabschluss (mit Bestätigungsvermerk bzw. dessen Versagung, Lagebericht, Bericht des Aufsichtsrats, die Corporate Governance Erklärung) beim Betreiber des elektronischen Bundesanzeigers elektronisch ein; die Einreichung ist im elektronischen Bundesanzeiger bekannt zu machen. Für Konzernabschlüsse ist analog vorzugehen. Von dieser Grundregel gelten gem. §§ 325- 328 HGB bestimmte Ausnahmen und Ergänzungen, auf die an dieser Stelle nicht im Einzelnen eingegangen wird. Der Umfang der Offenlegungspflicht ergibt sich aus den Vorschriften des Handelsgesetzbuches (siehe im Einzelnen den Beitrag Offenlegung des Jahresabschlusses).

1.2 Der Jahresabschluss von Einzelunternehmen und Personengesellschaften

Bei Einzelunternehmen und Personengesellschaften besteht der Jahresabschluss nach § 242 Abs. 3 HGB aus der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung. Für die Aufstellung des Jahresabschlusses sind die Einzelunternehmer bzw. die persönlich haftenden Gesellschafter verantwortlich. Der Jahresabschluss sollte innerhalb der einem ordnungsgemäßen Geschäftsgang entsprechenden Zeit aufgestellt werden (§ 243 Abs. 3 HGB), in der Praxis ist eine Frist von maximal sechs Monaten üblich. Für den Jahresabschluss von Einzelunternehmen und Personengesellschaften besteht nach HGB grundsätzlich keine Offenlegungspflicht.

1.3 Interessengruppen und Sichtweisen

Der Jahresabschluss eines Unternehmens kann für unterschiedliche Gruppen von Interesse sein. Daher bestehen bezüglich des Inhalts, der Gestaltung sowie der Prüfung des Jahresabschlusses seit Jahrzehnten unterschiedliche Auffassungen (Jahresabschlussanalyse). Sie ergeben sich aus:-

  • den unterschiedlichen Interessen der Beteiligten und

  • dem unterschiedlichen Nutzen und den unterschiedlichen Belastungen, die mit der Erstellung eines Jahresabschlusses einhergehen

Außerdem lassen sich die einzelwirtschaftliche Betrachtung, die gesamtwirtschaftliche (gesellschaftsbezogene) Betrachtung und die juristische Betrachtung unterscheiden. Diese Sichtweisen sind verbunden mit verschiedenen Interessen und Zielvorstellungen der jeweiligen Gruppen:

  • unternehmensinterne Interessengruppen (zum Beispiel Anteilseigner, Management)

  • unternehmensextene Interessengruppen (zum Beispiel Wettbewerber, Kreditgeber, Gläubiger)

  • der Staat und seine Organe (zum Beispiel Fiskus, staatliche Aufsichtsbehörden)

Für dasUnternehmen stellt der Jahresabschluss und dessen Prüfung eine gesetzlich angeordnete Pflicht dar. Zur Wahrung seiner Interessen mischt sich der Gesetzgeber aktiv und detailliert in die unternehmensinternen Angelegenheiten ein. Die Unternehmen sind gehalten, Anforderungen zu erfüllen und Bestimmungen einzuhalten. Folglich stellt der Jahresabschluss und seine Prüfung für das Unternehmen eine nicht unerhebliche kostenmäßige Belastung dar: Die Vorbereitung und Durchführung binden Arbeitszeit und kräfte. Es entstehen Aufwand und Kosten für Aktivitäten, die das Unternehmen in dieser Form für sich selbst kaum durchführen würde. Durch ständig wechselnde gesetzliche Vorschriften, umfangreichere Bestimmungen und detailliertere Forderungen des Gesetzgebers stellt der Jahresabschluss immer höhere Anforderungen an die damit befassten Mitarbeiter im Unternehmen.

Gleichzeitig nimmt die inhaltliche Bedeutung des Jahresabschlusses, für die Bereitstellung relevanter Informationen für die Unternehmensführung, ständig ab. Die seit Jahren entwickelten Controlling-Instrumente stellen inzwischen dem Management viel genauer, aktueller und entscheidungsbezogener die entsprechenden Daten zur Verfügung (Controlling).

2. Controller und Jahresabschluss

Der Controller steht häufig vor sich ändernden Anforderungen. Die Vorbereitung und Realisierung des Jahresabschlusses einschließlich seiner Prüfung (oder zumindest die Mitwirkung daran) gehört jedoch zu einem Aufgabengebiet, mit dem er sich periodisch wiederkehrend zu beschäftigen hat. Dieses umfassende Tätigkeitsfeld des Controllers wird in der Literatur jedoch häufig vernachlässigt. In der betrieblichen Praxis - insbesondere in mittelständischen Unternehmen - gehören diese Aufgabenaber ebenso zum Alltagsgeschäft des Controllers wie die Entwicklung neuer Controlling-Instrumente. Durch die Arbeiten zum Jahresabschluss und seiner Prüfung, entstehen selbst bei nicht allzu großen Kapitalgesellschaften Kosten in Höhe von mehreren Zehntausend EUR. Außerdem wird ein Großteil der Arbeitszeit des Controllers gebunden.

Aus personeller Sicht geht es bei der Erstellung des Jahresabschlusses primär um das Zusammenspiel und das Verknüpfen von externen (Steuerberater, Rechtsanwalt) und internen Aufgabenträgern (Geschäftsführer, Leiter Rechnungswesen, Controlling, Leiter Personal etc.).

Aus zeitlicher Sicht lassen sich die Aktivitäten in zwei Abschnitte unterteilen:

  • Aktivitäten zur vorausschauenden Vorbereitung des Jahresabschlusses im laufenden Geschäftsjahr (sofern Geschäfts- und Kalenderjahr übereinstimmen, Beginn etwa ab Mitte/Ende November)

  • Aktivitäten zur Aufstellung des Jahresabschlussberichtes und zur Vorbereitung seiner Prüfung durch den/die Abschlussprüfer (entsprechend den gesetzlichen Vorschriften)

Aus formaler Sicht geht es bei der Erstellung des Jahresabschlusses darum, die gesetzlichen Vorschriften über die Buchführung im Allgemeinen und den Jahresabschlusses im Besonderen zu erfüllen. Vor allem dienen die umfangreichen Aktivitäten zur Vorbereitung und Realisierung des Jahresabschlusses dem Ziel, den Bestätigungsvermerk durch den Abschlussprüfer ohne Einschränkungen (§ 322 Abs. 1 HGB) zu erhalten.

Inhaltlich geht es darum, mit Hilfe des Jahresabschlusses ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage zu vermitteln (§ 264 Abs. 2 HGB). Dazu sind die Ansatzvorschriften (insbesondere §§ 246 bis 251 HGB) und die Bewertungsvorschriften (insbesondere §§ 252 bis 256 HGB) zu beachten, die zusammen die Bewertungsgrundsätze darstellen. Diese Vorschriften beinhalten neben Pflichten und Verboten auch Wahlrechte, mit denen der Gesetzgeber relativ breite Gestaltungsmöglichkeiten für den Jahresabschluss gestattet (Jahresabschlussanalyse). Das Controlling sollte diese bilanzpolitischen Spielräume nutzen, um das Bild des Jahresabschlusses in gewünschter Weise, das heißt zur Unterstützung unternehmenspolitischer Ziele, zu beeinflussen.

Da nicht alle genannten Ziele gleichzeitig und in gleicher Weise erreicht werden können, besteht die Steuerungsaufgabe des Controlling darin, diesen Zielkonflikt (Zielsystem) zu beherrschen.

3. Vorbereitung und Durchführung des Jahresabschlusses

3.1 Organisatorische Vorbereitung

Zur organisatorischen Vorbereitung des Jahresabschlusses sind folgende Punkte für den Controller wichtig:

  • die Kontenführung und der buchmäßige Jahresabschluss, der durch die Buchhaltung intern realisiert wird und

  • die Jahresabschlussanweisungen sowie die Vorbereitungen zum Kontenabschluss bzw. zur Inventur mithilfe von Saldenbestätigungen und Inventuranweisungen

Jahresabschlussanweisungen erarbeitet das Controlling in Abstimmung mit der Geschäftsführung. Mit diesen Anweisungen werden inhaltliche Schwerpunkte, Termine und Verantwortlichkeiten verbindlich geregelt. Es sollten zumindest folgende Schwerpunkte festgehalten werden:

  • zeitlicher Rahmen

  • Verantwortlichkeiten

  • einzelne Arbeitsschritte

  • besondere Schwerpunkte der Inventur

  • Listen

  • Belege und

  • Vordrucke

Von den Geschäftsbanken des Unternehmens sind zur unmittelbaren Vorbereitung des Jahresabschlusses Bestätigungen über folgende Sachverhalte einzuholen:

  • Kontenstand zum 31.12. des Jahres für alle unterhaltenen Konten

    • Stand der Guthabenkonten unter Angabe der Fälligkeit und eventueller Verfügungsbeschränkungen sowie Angabe, bis zu welchem Zeitpunkt Zinsen abzurechnen sind

    • Stand der Kreditkonten unter Angabe der Zins- und Rückzahlungsbedingungen und der gestellten Sicherheiten sowie Angaben, bis zu welchem Zeitpunkt Zinsen abgerechnet sind

  • Wertangaben über deponierte Wertpapiere incl. möglicher Verfügungsbeschränkungen

    • Art, Höhe und Laufzeit der eingeräumten Kreditlinien

    • Angaben über Konten, die in der Zeit vom 01.01. bis 31.12. gelöscht wurden

    • Stand von zum Inkasso eingereichten Schecks und Wechseln, die noch nicht gutgeschrieben sind

    • Stand des Obligo aus diskontierten Wechseln

    • Stand sonstiger Verpflichtungen gegenüber der Bank, zum Beispiel aus Devisentermingeschäften, Bürgschaften, Patronatserklärungen oder anderen Finanzinstrumenten (Finanzierung, Kreditsicherheiten)

    • Erklärung der Bank, dass keine weiteren Guthaben bzw. Verpflichtungen für das Unternehmen bestehen

Zur unmittelbaren Vorbereitung des Jahresabschlusses sollten von den wichtigsten Gläubigern/Schuldnern Saldenbestätigungen angefordert werden. Außerdem sind von den Rechtsvertretern des Unternehmens Beurteilungen über besondere Sachverhalte einzuholen wie über:

  • bestehende oder schwebende Rechtsstreitigkeiten, in denen das Unternehmen Beklagter ist oder sein kann (Angaben zur möglichen Haftung des Unternehmens bzw. zur Höhe des Streitwertes und zum Stand des Verfahrens)

  • sonstige Rechtsansprüche oder eventuelle Prozessverbindlichkeiten des Unternehmens (Angaben zur Haftung bzw. zum Streitwert)

  • vorgenommene, laufende oder bereits angekündigte Untersuchungen einer Aufsichtsbehörde (Angabe der auf das Unternehmen voraussichtlich zukommenden Kosten)

  • bestehende oder schwebende Rechtsstreitigkeiten, in denen das Unternehmen Kläger ist oder sein kann (Angabe des entstandenen Schadens bzw. Streitwertes)

  • verstöße des Unternehmens gegen geltendes Recht, für die das Unternehmen gegebenenfalls haften muss (Angabe der möglichen Haftungssumme bzw. des Streitwertes)

  • vorgenommene oder geplante Änderungen der Satzung, Kapitalerhöhungs- bzw. -erniedrigungsmaßnahmen

  • rechtsstreitigkeiten, die während des Jahres beendet wurden

Vom Steuerberater bzw. der Steuerberatungsgesellschaft erhält man folgende Angaben bzw. Bestätigungen:

  • die zum Jahresende zu bilanzierenden Steuerschulden bzw. Steuererstattungsansprüche (aufgegliedert nach Steuerart und Veranlagungszeitraum)

  • eine Erklärung, ob gegen einzelne Steuerbescheide Rechtsbehelfe eingelegt wurden (Kurzbeschreibung des Rechtsbehelfsverfahrens einschließlich einer Einschätzung in Bezug auf den zu erwartenden Ausgang)

  • Angaben zu möglichen steuerlicher Risiken

  • Angaben zu den von der zuständigen Betriebsprüfungsstelle geprüften Veranlagungszeiträumen

  • Übersicht über die bis zum Abschlussstichtag geleisteten Dienste einschließlich der Honorarbeiträge

3.2 Bereitstellung benötigter Abschlussunterlagen

Welche Unterlagen vom Abschlussprüfer konkret gefordert werden, ist nicht bis ins kleinste Detail festzulegen. Einige Unterschiede resultieren aus den unterschiedlichen Prüfungsmethoden der Prüfer bzw. der Prüfgesellschaften. Häufig ergeben sich erst im Prüfungsverlauf bestimmte Sachzwänge zur Erarbeitung bestimmter Unterlagen und Übersichten. Verhältnismäßig häufig werden folgendeUnterlagen benötigt:

Zu den häufig vom Abschlussprüfer angeforderten Unterlagen gehören ferner:

  • Anlagenspiegel (mit Zu- und Abgängen, Umbuchungen, Abschreibungen/Zuschreibungen und Bewertungsänderungen)

  • Übersicht zu Sachanlagen, die gemietet/gepachtet bzw. vermietet/verpachtet sind

  • Übersicht zu Aufwendungen/Erträgen aus Vorgängen das Sachanlagevermögen betreffend (insbesondere Erträge/Verluste aus Anlagenabgängen)

  • Inventurunterlagen mit

    • Protokollen

    • Aufnahmebelegen im Original

    • Zusammenstellungen von unverarbeitetem Material auf Baustellen

    • Materialbestände in Handlagern

    • Belegen über unterwegs befindliche Ware

    • Nachweis von Inventurdifferenzen

  • Bewertungsunterlagen zu Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen, Halbfertigwaren, Fertigwaren und Handelswaren (insbesondere bei Abwertungen)

  • Bautenbogen mit Angaben zu

    • Baustellenbezeichnung

    • Baubeginn/-ende

    • Auftragswert (davon Vorjahre)

    • Einzelkosten

    • Gemeinkosten

    • Verwaltungskostenzuschlag

  • Forderungsspiegel

    • Saldenbestätigungen

    • Übersicht zu zweifelhaften Forderungen einschließlich Wertberichtigung

    • Forderungsverluste einschließlich Wertberichtigung

    • Übersicht zu erhaltenen Anzahlungen

    • Angaben zur Ermittlung von Wertberichtigungen (bei Rechtsstreitigkeiten Einschätzung der Erfolgschance durch den Rechtsanwalt, angezeigte Vergleichsquoten, bei langfristig überfälligen Forderungen Einschätzungen seitens Creditreform, Auskunfteien, Kreditversicherung etc.)

  • Verbindlichkeitsspiegel

    • Saldenbestätigungen der Kreditinstitute

    • Einzelaufstellungen der Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten

    • Übersicht zu Kreditverträgen/-zusagen etc.

    • Übersicht zu Sicherheiten (Bürgschaften etc.)

    • Saldenbestätigungen der Kreditoren (Lieferungen und Leistungen)

    • Übersicht zu Verbindlichkeiten in Fremdwährung

    • Übersicht zu Verbindlichkeiten gegenüber Gesellschaften

    • Übersicht zu Verbindlichkeiten gegenüber verbundenen Unternehmen

    • Übersicht zu sonstigen Verbindlichkeiten

    • Übersicht zu Eventualverbindlichkeiten

  • Rückstellungsspiegel

    • Unterlagen/Belege zu Pensionsrückstellungen

    • Unterlagen/Belege zu Steuerrückstellungen

    • Unterlagen/Belege zu Rückstellungen für Gewährleistung und drohende Verluste

    • Unterlagen/Belege zu sonstigen Rückstellungen

  • Übersicht über die Erlösstruktur (Plan/Ist/Vorjahre)

  • Übersichten zur Kostenstruktur

    • Übersicht zum Materialaufwand

    • Übersicht zum Personalaufwand

    • Übersicht zu Zinserträgen und -aufwendungen

    • Übersicht zu Mieterträgen und -aufwendungen

    • Übersicht zu Beratungskosten

    • Übersicht zu Sammelposten, wie a. o. Erträge und a. o. Aufwendungen etc.

  • Übersicht zu Finanzanlagen und Beteiligungen

  • Einzelaufstellung zu aktiven und passiven Rechnungsabgrenzungsposten

4. Zusammenfassung

Die Vorbereitung und Durchführung des Jahresabschlusses und der Jahresabschlussprüfung gehört häufig zum festgelegten Aufgabenbereich des Controlling. Die einzelnen Aufgaben fallen jährlich in gleicher oder zumindest ähnlicher Form an, sodass sich die Aktivitäten weitgehend planen lassen. Im Gegensatz zu vielen anderen Controlling-Aufgaben müssen hierbei neben internen auch externe Anforderungen berücksichtigt werden. Das betrifft nicht nur die Forderungen des Gesetzgebers, sondern auch die Vorstellungen der Prüfer bzw. Prüfgesellschaften und der übrigen am Abschluss beteiligten Organisationen (Kunden, Lieferanten, Banken, verbundene Unternehmen etc.).

Auch im laufenden Geschäftsjahr muss die Erstellung und Prüfung des Jahresabschlusses vorbereitet werden: Die Vorbereitung reicht von der Datenerfassung bis hin zur Ausnutzung bilanzpolitischer Spielräume. Zur Bewältigung der umfangreichen Aufgaben (zur Erstellung des Jahresabschlusses) empfiehlt es sich, die Tätigkeiten bereits im laufenden Geschäftsjahr in Angriff zu nehmen.

Arbeitshilfe

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