Steuerlexikon

Verpflegungsmehraufwand - Pauschalierung

Normen

§ 40 Abs. 2 Nr. 4 EStG

Information

1. Allgemeines

Soweit die Vergütungen für Verpflegungsmehraufwendungen anlässlich von Auswärtstätigkeiten eines Arbeitnehmers die steuerfreien Beträge von 12 EUR bzw. 24 EUR überschreiten, zählen sie grundsätzlich zum steuerpflichtigen Arbeitslohn. Die Auslands-Pauschbeträge für 2015 sind mit BMF-Schreiben vom 19.12.2014 - IV C 5 - S 2353/08/10006:005, BStBl. I 2015, 34, veröffentlicht worden. Ab 2016 vgl. BMF-Schreiben vom 09.12.2015 - IV C 5 - S 2353/08/10006:006.

Zur Vereinfachung des Verfahrens bei der Besteuerung von Reisekostenvergütungen und Auslösungen des Arbeitgebers besteht die Möglichkeit, die Lohnsteuer für über die steuerfreien Verpflegungspauschalen hinaus gezahlte Verpflegungszuschüsse bis zu 100% mit 25 % zu pauschalieren.

2. Voraussetzungen für die Pauschalbesteuerung mit 25 %

Die Besteuerung von Verpflegungszuschüssen mit einem Pauschsteuersatz von 25 % ist unter folgenden Voraussetzungen möglich:

  • Es muss sich um Barvergütungen für Verpflegung handeln. Sachleistungen, z.B. die Vorteile aus der kostenlosen oder verbilligten Gewährung von Mahlzeiten auf Veranlassung des Arbeitgebers, können nicht gem. § 40 Abs. 2 Nr. 4 EStG pauschal besteuert werden. Insoweit besteht aber die Möglichkeit der Pauschalierung nach § 40 Abs. 2 Nr. 1a EStG.

  • Von der Pauschalierung werden nur Vergütungen für eine Auswärtstätigkeit im Sinne des § 9 Abs. 4a Satz 3 bis 6 EStG erfasst. Die Pauschalierung ist sowohl bei Tätigkeiten im Inland als auch im Ausland möglich. Ausgenommen von der Möglichkeit zur Pauschalierung sind grundsätzlich Verpflegungszuschüsse die anlässlich einer beruflich veranlassten doppelten Haushaltsführung gezahlt werden.

  • Die Voraussetzungen für die Zahlung steuerfreier Verpflegungspauschalen müssen dem Grunde nach erfüllt sein. Das bedeutet. u.a., dass eine Pauschalierung nur möglich ist, wenn die Abwesenheit z.B. im Rahmen der eintägigen Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers mehr als 8 Stunden beträgt. Bei einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit mit Übernachtung können für den An- und Abreisetag jeweils 12 EUR unabhängig von der Reisedauer gewährt werden. Bei einer Abwesenheit von 24 Stunden besteht Anspruch auf 24 EUR.

3. Beschränkung der Pauschalbesteuerung

Die Pauschalierung der Lohnsteuer ist nicht unbegrenzt möglich. Sie ist vielmehr beschränkt auf den Betrag, der dem steuerfreien Pauschbetrag entspricht, der für die jeweilige Auswärtstätigkeit steuerfrei erstattet werden kann.

Beispiel:

A ist am 30.04.2016 für 16 Stunden auswärts tätig. Sein Arbeitgeber zahlt ihm hierfür folgende Verpflegungszuschüsse:

  1. a)

    12 EUR

  2. b)

    24 EUR

  3. c)

    42 EUR

Lösung:

Da A mehr als 8 Stunden von der Wohnung bzw. seiner ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist, beträgt der steuerfreie Verpflegungs-Pauschbetrag 12 EUR. Die vom Arbeitgeber gezahlten Verpflegungszuschüsse sind somit wie folgt zu besteuern:

Arbeitgeberzahlung davon steuerfrei Pauschalierung nach § 40 Abs. 2
(25 %)
individuelle Besteuerung oder Pauschalierung
nach § 40 Abs. 1
a) 12 EUR 12 EUR ––––- ––––
b) 24 EUR 12 EUR 12 EUR ––––
c) 42 EUR 12 EUR 12 EUR 18 EUR

Die bei einer vom Arbeitgeber gestellten Mahlzeit eigentlich vorzunehmende Kürzung ist bei der Pauschalierung nicht zu beachten.

Beispiel:

A ist am 30.04.2016 für 11 Stunden auswärts tätig. Der Arbeitgeber hat eine Mittagsmahlzeit zur Verfügung gestellt. Der Arbeitgeber zahlt zudem noch einen Verpflegungszuschuss in Höhe von 20 EUR aus.

Lösung: Der Anspruch auf die Verpflegungspauschale in Höhe von 12 EUR ist um 9,60 EUR wegen der Essensgewährung zu kürzen, verbleiben = 2,40 EUR. Der Arbeitgeber kann wie folgt abrechnen: 20 EUR abzüglich steuerfrei 2,40 EUR, verbleiben steuerpflichtig = 17,60 EUR. Von den 17,60 EUR können 12 EUR (= ungekürzte Verpflegungspauschale) mit 25 % pauschal versteuert werden. Individuell steuerpflichtig verbleiben dann noch 5,60 EUR.

4. Auswärtstätigkeit mit Übernachtung am Tätigkeitsort

Für jeden Tag, an dem der Arbeitnehmer mindestens 24 Stunden von seiner (Haupt-)Wohnung abwesend ist, kann der Arbeitgeber längstens für drei Monate höchstens 24 EUR täglich steuerfrei erstatten.

Beispiel:

A ist für 5 Tage auf einer auswärtigen Baustelle tätig und dort in einer vom Arbeitgeber gestellten Unterkunft untergebracht. Anreisetag = Montag Rückreisetag = Samstag Der Arbeitgeber zahlt pro Tag 34 EUR Verpflegungskosten.

Lösung:

Für die Zeit von Dienstag bis Freitag bleiben je 24 EUR der gezahlten Verpflegungszuschüsse steuerfrei. Am Samstag beträgt der steuerfreie Pauschbetrag nur 12 EUR. Der Arbeitgeber kann aber zusätzlich eine Pauschalversteuerung mit 25 % für Teil-Beträge vornehmen.

Arbeitgeberzahlung davon steuerfrei Pauschalierung nach § 40 Abs. 2
(25%)
individuelle Besteuerung oder Pauschalierung
nach § 40 Abs. 1
Mo 34 EUR 12 EUR 12 EUR 10 EUR
Di 34 EUR 24 EUR 10 EUR 0 EUR
Mi 34 EUR 24 EUR 10 EUR 0 EUR
Do 34 EUR 24 EUR 10 EUR 0 EUR
Fr 34 EUR 24 EUR 10 EUR 0 EUR
Sa 34 EUR 12 EUR 12 EUR 10 EUR

5. Vereinfachungsregel

Aus Vereinfachungsgründen bestehen seitens der Finanzverwaltung keine Bedenken, den Betrag, der den steuerfreien Vergütungsbetrag übersteigt, einheitlich als Vergütung für Verpflegungsmehraufwendungen zu behandeln, die in den Grenzen des § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 EStG mit 25 % pauschal versteuert werden kann (R 40.2 Abs. 4 Satz 4 LStR).

Wenn durch diese sog. Verrechnungsmöglichkeit Arbeitgeberleistungen bis zur Höhe der Verpflegungspauschalen steuerfrei bleiben, dann werden diese auch als Vergütung von Verpflegungsmehraufwendungen durch den Arbeitgeber angesehen mit der Folge, dass insoweit auch die Lohnsteuerpauschalierung in Betracht kommt. Dies gilt selbst für den Fall, dass der Arbeitgeber tatsächlich überhaupt keine Verpflegungspauschalen erstattet.

Beispiel:

Ein Arbeitnehmer erhält vom Arbeitgeber wegen einer Auswärtstätigkeit von Montag 11.00 Uhr bis Mittwoch 20.00 Uhr mit kostenloser Übernachtung und Frühstücksgewährung durch den Arbeitgeber lediglich pauschalen Fahrtkostenersatz von 250 EUR (fiktive Bahnkosten), er ist jedoch mit dem eigenen Pkw gefahren (500 km).
Steuerfrei sind eine Fahrtkostenvergütung von (500 km x 0,30 EUR =) 150 EUR, Verpflegungspauschalen von 38,40 EUR (12 EUR + 24 EUR abzüglich 4,80 EUR wegen Frühstück + 12 EUR abzüglich 4,80 EUR wegen Frühstück =), insgesamt damit 188,40 EUR. Steuerpflichtig sind hiernach 61,60 EUR (250 EUR – 188,40 EUR). Von diesem Betrag kann der Arbeitgeber 48 EUR (betragsmäßige Beschränkung auf die Höhe der steuerfreien Pauschalen ohne Kürzung wegen Mahlzeitengewährung) mit 25 % pauschal versteuern, auch wenn er tatsächlich keine Verpflegungsmehraufwendungen, sondern ausschließlich Fahrtkosten, erstattet hat!

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