Steuerlexikon

Verpflegungsmehraufwand

Normen

§ 9 EStG

R 9.6 LStR

R 9.11 Abs. 5 LStR

Information

1. Allgemeines

Der Arbeitgeber kann Aufwendungen im Zusammenhang mit beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten (R 9.4 LStR) und doppelter Haushaltsführung erstatten, siehe hierzu Reisekosten. Ansonsten hat der Arbeitnehmer die Möglichkeit, die im Rahmen von Auswärtstätigkeiten anfallenden Verpflegungsmehraufwendungen als Werbungskosten geltend zu machen.

2. Übersicht über die Höchst- und Pauschbeträge für Mehraufwand für Verpflegung

Für Auswärtstätigkeiten und doppelte Haushaltsführung gelten einheitliche Pauschbeträge. Die Aufwendungen können nicht mit den tatsächlichen Kosten berücksichtigt werden.

Dauer der Abwesenheit Pauschbetrag ab 2014
Mehr als 8 Stunden Abwesenheit bzw. am An und Abreisetag, wenn der Arbeitnehmer an diesem, einem anschließenden oder vorhergehenden Tag außerhalb seiner Wohnung übernachtet 12 EUR
Mindestens 24 Stunden 24 EUR

Es besteht eine Sonderregelung für Tätigkeiten, die im Laufe des Tages beginnen und erst am nächsten Tag ohne Übernachtung beendet werden: Danach wird die gesamte Abwesenheitsdauer im o.g. Zeitrahmen dem Kalendertag der überwiegenden Abwesenheit zugerechnet, wenn eine Übernachtung nicht stattgefunden hat.

Beispiel:

Reisebeginn 17.00 Uhr am 05.02.2016;

keine Übernachtung Rückkehr 2.00 Uhr am 06.02

Lösung:

Abwesenheit 05.02.: 7 h Abwesenheit 06.02.:27 h, Summe 9 h, die dem 05.02. zugerechnet werden und dort zur Berücksichtigung einer Verpflegungspauschale von 12 EUR führen.

Hinweis:

Für den Ansatz von Verpflegungsmehraufwendungen bei Auslandsdienstreisen treten an die Stelle der vorgenannten Pauschbeträge länderweise unterschiedliche Auslandstagegelder. Die Auslands-Pauschbeträge für 2015 sind mit BMF-Schreiben vom 19.12.2014 IV C 5 - S 2353/08/10006:005, BStBl. I 2015, 34 veröffentlicht worden. Ab 2016 vgl. BMF-Schreiben vom 09.12.2015 - IV C 5 - S 2353/08/10006:006.

3. Kürzung der Verpflegungspauschalen

Zur Vereinfachung sowohl des Abrechnungs- als auch des Besteuerungsverfahrens werden ab 2014 im Fall der vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten anlässlich einer Auswärtstätigkeit zur Verfügung gestellten Mahlzeiten - im Hinblick auf den in § 8 Abs. 2 Satz 9 EStG geregelten Besteuerungsverzicht - die ermittelten Pauschalen typisierend für ein Frühstück um 20 Prozent und für ein Mittag- oder Abendessen jeweils um 40 Prozent des Betrags der Verpflegungspauschalen für eine 24-stündige Abwesenheit gekürzt. Somit erfolgt im Inland für ein Frühstück eine Kürzung um 4,80 EUR sowie für ein Mittag- und Abendessen um jeweils 9,60 EUR (§ 9 Abs. 4a EStG). Auf die Versteuerung der Mahlzeit wird verzichtet.

Beispiel:

Der Arbeitnehmer ist auf einer dreitägigen Auswärtstätigkeit. Der Arbeitgeber hat für den Arbeitnehmer in einem Hotel zwei Übernachtungen jeweils mit Frühstück sowie je ein Mittag- und ein Abendessen für den Zwischentag gebucht und bezahlt. Der Arbeitnehmer erhält vom Arbeitgeber keine weiteren Reisekostenerstattungen.

Lösung:

Der Arbeitgeber muss keinen geldwerten Vorteil für die Mahlzeiten versteuern. Der Arbeitnehmer kann für die Auswärtstätigkeit folgende Verpflegungspauschalen geltend machen:

Anreisetag 12,00 EUR keine Kürzung, Ansatz 12,- EUR
Abreisetag 12,00 EUR Kürzung um 4,80 EUR für Frühstück, verbleiben 7,20 EUR
Zwischentag 24,00 EUR Kürzung um 4,80 EUR Frühstück, sowie 2 x 9,60 EUR Mittag-/ Abendessen, verbleiben 0 EUR
Gesamt 48,00 EUR, nach Kürzung verbleibend 19,20 EUR.

Der Arbeitgeber kann 19,20 EUR steuerfrei erstatten. Ansonsten hat der Arbeitnehmer einen entsprechenden Werbungskostenanspruch.

Beispiel:

Arbeitnehmer A ist für 9 Stunden dienstlich unterwegs. Im Rahmen der Auswärtstätigkeit wird ihm vom Arbeitgeber eine Mittagsmahlzeit gewährt.

Auf die Versteuerung des gewährten Vorteils (= Mittagsmahlzeit) wird verzichtet, da A eine Verpflegungspauschale zusteht. Steuerfrei gezahlt werden können noch 2,40 EUR (12,-EUR abzüglich 9,60 EUR).

Beispiel:

M erhält von seinem Arbeitgeber am Abreisetag einer dreitägigen Auswärtstätigkeit ein Frühstück und ein Mittagessen.

Die Mahlzeitengestellung führt zu einer Kürzung der Verpflegungspauschale, aber nicht zu einem „Minusbetrag“.

Verpflegungspauschale 12,00 EUR
Kürzung wegen Frühstück 20 % von 24 EUR = 4,80 €
Kürzung wegen Mittagessen 40 % von 24 EUR = 9,60 €
Kürzungen insgesamt 14,40 EUR, höchst. 12,00 EUR
Verpflegungspauschale 0,00 EUR

Zuzahlungen des Arbeitnehmers führen zu einer Kürzung der Kürzung.

4. Dreimonatsfrist

Verpflegungsmehraufwendungen aus Anlass von Auswärtstätigkeiten und doppelter Haushaltsführung können gem. § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 EStG bzw. § 9 Abs. 4a EStG längstens drei Monate berücksichtigt werden. Bei derselben Auswärtstätigkeit beschränkt sich der Abzug der Verpflegungsmehraufwendungen somit auf die ersten drei Monate. Dieselbe Auswärtstätigkeit liegt nicht vor, wenn die auswärtige Tätigkeitsstätte nur an ein bis zwei Tagen wöchentlich aufgesucht wird (R 9.6 Abs. 4 Satz 1 LStR).

Beispiel:

Architekt A ist zur Koordinierung einer Großbaustelle für 12 Monate jeden Montag auf dieser Baustelle in B. Der Arbeitgeber kann für den gesamten Zeitraum Verpflegungsmehraufwendungen steuerfrei erstatten. Bei der Großbaustelle handelt es sich nicht über 12 Monate um "dieselbe" Auswärtstätigkeit, da A diese nicht an mehr als zwei Tagen in der Woche aufsucht.

Praxistipp:

Die Frist beginnt bei derselben Auswärtstätigkeit erneut, wenn der Einsatz mindestens für vier Wochen unterbrochen worden ist (R 9.6 Abs. 4 Satz 4 LStR). Krankheit und Urlaub werden als Unterbrechungsgrund anerkannt (§ 9 Abs. 4a Satz 7 EStG).

Beispiel:

Baustellenpolier B nimmt regelmäßig jährlich den ganzen Monat Juli Urlaub.

Lösung: Durch die Urlaubsplanung beginnt jedes Jahr nach der Rückkehr aus dem Urlaub im August eine neue Dreimonatsfrist.

Der BFH hat mit Urteil vom 24.02.2011 - VI R 66/10 entschieden, dass die Dreimonatsfrist für die Berücksichtigung von Verpflegungspauschalen bei einer Fahrtätigkeit und damit auch bei einer Seereise generell keine Anwendung findet. Die Berücksichtigung von Mehraufwendungen für Verpflegung bei einer Auswärtstätigkeit sei nur bei einer längerfristigen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte auf die ersten drei Monate beschränkt. Die Tätigkeit auf einem Fahrzeug oder einem Schiff finde jedoch nicht in einer Tätigkeitsstätte in diesem Sinne statt. Danach seien die erwerbsbedingten Mehraufwendungen für Verpflegung in diesen Fällen zeitlich unbegrenzt abziehbar.

5. Pauschalierung der Lohnsteuer für Verpflegungsmehraufwendungen (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 EStG)

Es besteht die Möglichkeit, vom Arbeitgeber über die steuerfreien Pauschbeträge hinaus gezahlte Verpflegungsmehraufwendungen pauschal zu besteuern. Die Lohnsteuer kann dazu gemäß § 40 Abs. 2 S. 1 Nr. 4 EStG mit einem Pauschsteuersatz von 25 % erhoben werden. Die Pauschalierung der Lohnsteuer ist allerdings auf den Betrag des jeweils gültigen Pauschbetrags für Verpflegungsmehraufwendungen beschränkt. Zahlt der Arbeitgeber somit mehr als das Doppelte des Pauschbetrags, sind die übersteigenden Beträge nach den individuellen Lohnsteuerabzugsmerkmalen zu versteuern.

Hinweis:

Die steuerpflichtigen Tagegelder sind, soweit sie nach § 40 Abs. 2 EStG pauschaliert werden, beitragsfrei in der Sozialversicherung (vgl. § 1 Sozialversicherungsentgeltverordnung).

Weitere Einzelheiten Verpflegungsmehraufwand - Pauschalierung.

Besteht bei einer Auswärtstätigkeit mit einer Mahlzeitengestellung durch den Arbeitgeber kein Anspruch auf die Verpflegungspauschbeträge (z.B. Abwesenheit unter 8 Stunden), muss die gewährte Mahlzeit mit dem Sachbezugswert versteuert werden. In diesem Fall besteht die Möglichkeit, die Zuwendung (ebenfalls) pauschal mit 25 % zu versteuern (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1a EStG).

6. Weitere Einzelheiten zu Verpflegungsmehraufwendungen

Näheres über Art und Umfang der berücksichtigungsfähigen Mehraufwendungen ist in den R 9.6 LStR und R 9.11 Abs. 5 LStR geregelt. Zu Einzelheiten siehe Reisekosten, Doppelte Haushaltsführung, Auswärtstätigkeit. Vgl. a. BMF, 24.10.2014 - IV C 5 - S 2353/14/10002, BStBl. I 2014, 1412.

Der Arbeitgeber kann die Mehraufwendungen für Verpflegung im Rahmen der zulässigen Grenzen steuerfrei erstatten. Die Vorschriften über die Steuerfreiheit des Arbeitgeberersatzes sind

  • für öffentliche Arbeitgeber in § 3 Nr. 13 EStG und R 3.13 LStR sowie

  • für private Arbeitgeber in § 3 Nr. 16 EStG und R 3.16 LStR

festgelegt.

Praxistipp:

Sofern Mehraufwendungen für Verpflegung vom Arbeitnehmer im Rahmen einer Veranlagung zur Einkommensteuer als Werbungskosten geltend gemacht werden, prüft das Finanzamt nicht, ob die Gewährung von Pauschalen zu einer unzutreffenden Besteuerung führen kann.

7. Einsatz auf Schiffen

Bei Schiffsreisen gelten die Höchst- und Pauschbeträge für Luxemburg. Für das Personal auf deutschen Staatsschiffen sowie für das Personal auf Schiffen der Handelsmarine unter deutscher Flagge auf hoher See gilt das Inlandstagegeld. Für die Tage der Einschiffung und Ausschiffung ist das für den Hafenort geltende Tagegeld maßgebend (R 9.6 Abs. 3 Nr. 2 LStR).

8. Leiharbeitnehmer

Der BFH hat mit Urteil vom 17.06.2010 - VI R 35/08 - entschieden, dass ein Leiharbeitnehmer typischerweise - zumindest bei kurzfristigen Einsätzen für verschiedene Kunden auch in einem zusammenhängenden Gebiet, hier: Hafen - nicht über eine regelmäßige Arbeitsstätte verfügt und damit grundsätzlich Verpflegungsmehraufwand geltend machen kann. Ab 2014 wird auch ein Zeit-/ Leiharbeitnehmer bei einem unbefristeten oder länger als 48 Monate geplanten Einsatz an einen gleichbleibenden Einsatzort eine erste Tätigkeitsstätte haben und somit ggf. keinen Verpflegungsmehraufwand mehr geltend machen können.

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